TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES IMPORT SPAIN SAS

La presente política se desarrolla de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 los cuales tienen por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectifi­car las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información;  por tanto, IMPORT SPAIN SAS., teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste y dentro de su deber legal y corporativo, encaminado a proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos.

2.    OBJETIVO GENERAL

 

Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes IMPORT SPAIN SAS, ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley.

3.    DEFINICIONES

 

Para efectos de la presente política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones que se encuentran en la legislación referente a la Protección de Datos Personales:

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.  

 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”. 

 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

 

Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266. 

 

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.  

 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

4.    RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

IMPORT SPAIN SAS., tiene la calidad de responsable del tratamiento y a través de la presente política se permite informar sus datos de identifi­cación:

 

Razón social: IMPORT SPAIN SAS

NIT: 900.570.926-4

Domicilio principal: Calle 76 Arkaniza 1 Mz. F casa 3 Ibagué

Teléfono: 5150448 Ibagué

Email de contacto: mediterraneo@naturalezaycosmetica.com

 

5.    DERECHOS QUE TIENEN TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

 

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores,  empleados y en general cualquier tercero con el cual FEDCO S.A., sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, y de conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se expresan a continuación:

 

1.     Derecho a conocer, actualizar, recti­ficar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a IMPORT SPAIN SAS., respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y  aquellos que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2.     Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a IMPORT SPAIN SAS

3.     Derecho a ser informado por IMPORT SPAIN SAS., previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.

4.     Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer sus derechos por infracciones a lo dispuesto en la normatividad frente a la compañía.

5.     Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que IMPORT SPAIN SAS., no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.

6.     Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con IMPORT SPAIN SAS

 

Estos derechos podrán ser ejercidos:  

 

1.    Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Import Spain sas. 

  1. Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.  
  2. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.  
  3. Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

6.    DEBERES QUE TIENE FEDCO S.A., RESPECTO A LOS TITULARES  DE LOS DATOS

 

IMPORT SPAIN SAS., reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas ­finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar a continuación los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012: 

1.    IMPORT SPAIN SAS., garantizará al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.

2.     IMPORT SPAIN SAS., buscará el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.

3.     IMPORT SPAIN SAS, deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la ­finalidad de dicho tratamiento. Para ello, se deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios puede ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través de la línea de atención al cliente entre otros.

4.     IMPORT SPAIN SAS deberá informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.  En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.

5.      IMPORT SPAIN SAS., deberá informar la identifi­cación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.

6.      IMPORT SPAIN SAS, deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y, realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez  que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

7.     IMPORT SPAIN SAS., suministrará al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

8.     IMPORT SPAIN SAS., tramitará las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley. 

7.    DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

 

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la Autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado en los términos de la Ley.

 

Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada. La Autorización podrá otorgarse conforme a alguna de las siguientes opciones: (i) Por escrito, (ii) De forma verbal o (iii) Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización.

 

En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una  conducta inequívoca.

 

Así mismo, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 10º del Decreto 1377 de 2013,

8.    DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

 

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la Autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado en los términos de la Ley.

 

Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada. La Autorización podrá otorgarse conforme a alguna de las siguientes opciones: (i) Por escrito, (ii) De forma verbal o (iii) Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización.

 

En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una  conducta inequívoca.

Así mismo, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 10º del Decreto 1377 de 2013, IMPORT SPAIN SAS., remitió vía correo electrónico, el aviso de privacidad a través del cual comunico la existencia de la presente política, informando al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio. Conforme se indica en este Decreto, si en el término de treinta (30) días hábiles a partir de la implementación del anterior mecanismo, los titulares no contactaron al RESPONSABLE o ENCARGADO para solicitar la supresión de sus datos personales, el RESPONSABLE y ENCARGADO podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos para la ­finalidad o fi­nalidades previstas e indicadas en la política de tratamiento de la información.

 

 

9.  CASOS EN LOS CUALES FEDCO S.A., NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

 

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria en los siguientes eventos:

 

1.      Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2.      Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.

3.      Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.

4.      En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con ­fines históricos, estadísticos y científi­cos.

5.      Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

 

 

11.  A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE FEDCO S.A., SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

 

1.      A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a IMPORT SPAIN SAS.

2.      A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.

3.      A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la República de Colombia.

4.      A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a IMPORT SPAIN SAS.